Zeitmanagement Teil 1: Prioritäten setzen

Zeit managen – „Sich mehr Zeit schaffen“ sagen auch Manche.

Aber geht das überhaupt? Zeit ist doch immer gleich, sie läuft immer gleich schnell, oder?!

Eine Email schreiben, während dessen ein Telefonat entgegen nehmen, Fragen der Kollegen beantworten, Kalender aktualisieren, gleichzeitig mehrere Projekte auf dem Schirm haben und Konzepte schreiben, neu eintreffende Mails checken, …

Ein Szenario, das sicher der ein oder andere kennt?! Also ich schon!!!

Und was ist mit der Email? Hatte ich die jetzt abgeschickt oder überhaupt schon fertig formuliert?

Man könnte jetzt sagen das klingt chaotisch. Ja! Ich bin chaotisch. Ein kreatives Chaos sollte bei mir immer auf dem Schreibtisch herrschen.

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Aber sind wir mal ehrlich; heute wird doch genau diese Art der Arbeit von uns verlangt, oder?! Wer mehrere Dinge zur selben Zeit anfing, war früher ein „Chaot“. Heute wird man als „Multitasting-Talent“ gepriesen.

Höher, schneller, weiter, alles auf einmal und am Besten schon gestern. Der Druck in der Arbeitswelt ist groß. Stress ist vorprogrammiert und der Teufelskreis mit Muskelverspannungen, Kopfschmerzen, etc. beginnt.

Das Problem liegt dabei ganz klar in der Organisation. Was oft fehlt, sind Prioritäten.

Themen mit hoher und niedriger Wichtigkeit vermischen sich ständig.

Ab und an empfinde ich Aufgaben mit niedrigerer Wichtigkeit als angenehmer, diese kann ich ohne Druck ausführen, sie sind ja nicht so wichtig. Es fühlt sich auch gut an, nach einer „anstrengenden“ Arbeitsaufgabe eine etwas niedrigschwelligere zu erledigen.

Problematisch wird es aber, wenn deshalb wirklich wichtige Aufgaben nicht erledigt werden und abends das Gefühl herrscht: „Den ganzen Tag war ich beschäftigt, aber zu meinen eigentlichen Aufgaben bin ich nicht gekommen.“

Ohne eine To Do Liste läuft bei mir z.B. gar nichts! Ich brauche einfach eine Auflistung der Dinge, die zu erledigen sind. Diese Dinge dann aber in eine Prioritäten- Reihenfolge zu bringen ist für mich das Schwierigste überhaupt.

Aber es gibt zahlreiche Hilfsmittel, die man dazu verwenden kann.

Ich stelle Euch hier einmal die Methode vor, die mir dabei derzeit am Besten hilft:

Das Eisenhower-Prinzip

  1. Schreibe alle deine Aufgaben auf einen Zettel
  2. Frage dich: Ist die Aufgabe (wirklich) wichtig) Wie sehr?

Tipp: Dabei hilft mir, wenn ich mir überlege, was passieren würde, wenn ich diese        Aufgabe nicht erledige. Explodiert die Welt oder merkt es vielleicht überhaupt gar keiner

    3.  Markiert alle wirklich wichtigen Aufgaben mit einem Textmarker.

    4.  Markiere alle Aufgaben die dringend sind.

Tipp: Frage dich immer: Welche Aufgaben „drängeln“ wirklich? Was MUSS heute oder zeitnah fertig sein?

    5.  Schaffe dir Überblick durch das Zeichnen der Zeitmanagement-Matrix:

Diese Matrix kombiniert diese beiden Zeit-Kriterien „Wichtigkeit einer Aufgabe“ und „Dringlichkeit einer Aufgabe“. Es ergeben sich somit 4 Fälle:

13.06.2017_Eisenhower Prinzip

Durch die Einteilung deiner Aufgaben in diese vier Felder, kannst du klar und deutlich erkennen, mit welchen To Do´s du starten solltest, welche du delegieren kannst und welche vielleicht erst gar nicht benötigt werden.

Zur Anwendung habe ich dir diese Matrix als eine „To-Do-Listen-Vorlage“ als Download angehangen: Eisenhower Vorlage Download

Ich gebe zu, am Anfang ist auch diese Einteilung erst einmal eine zeitaufwendige Sache, aber mit der Zeit wird man schneller und kann ganz einfacher in den Arbeitsalltag starten. Organisation ist eben alles. Und da ist dann auch der „chaotische“ Schreibtisch kein Problem mehr. „Schreibtisch aufräumen“ steht nämlich bei mir unten links 😉

Weitere Tipps und Methoden für ein gutes Zeitmanagement gibt es in den nächsten Wochen.